È importante sapere cosa si vuole e come ottenerlo. Ma sviluppare un obiettivo chiaro e avere un piano d’azione non servirà a nulla se non si traduce in azione ciò che si è pianificato. È agendo che ci si assume veramente la responsabilità – ovvero, la responsabilità di raggiungere i propri obiettivi. Tuttavia, può essere impegnativo assicurarsi di completare tutte le attività di cui si ha bisogno, e fare questo richiede di gestire le proprie priorità ed energie.

Ogni giorno consiste di 24 ore – e questo vale per tutti allo stesso modo!

Tuttavia, poiché abbiamo tutti vincoli diversi, usiamo quelle ore in modo diverso e con diverse quantità di energia.

Il tuo tempo e la tua energia sono le principali risorse che puoi controllare per realizzare i tuoi piani.

Per usarli in modo ottimale e raggiungere i tuoi obiettivi, dovresti organizzare le tue attività in modo da risparmiare queste risorse e concentrarle dove sono più necessarie.

Le attività che devi svolgere per raggiungere un obiettivo possono essere divise in tre categorie: attività ordinarie, attività sulle persone e attività creative e analitiche.

Attività ordinarie

Le attività ordinarie sono compiti di routine che devono essere completati per assicurare un funzionamento continuo e normale. Un esempio è la gestione delle comunicazioni di routine, come rispondere ai messaggi e-mail.

Attività sulle persone

Le attività sulle persone sono quelle che coinvolgono altri individui. Includono attività come negoziare, partecipare a riunioni, fare presentazioni, fare networking, condurre valutazioni delle prestazioni, formare il personale, intervistare il personale potenziale e gestire i reclami.

Attività creative e analitiche

Le attività creative e analitiche includono tutto ciò che implica essere creativi, pianificare o risolvere problemi. Esempi sono lo sviluppo di piani, la produzione di rapporti e relazioni, l’esame dei dati e la formulazione di conclusioni, la valutazione dei problemi e la ricerca di soluzioni, e lo sviluppo di nuove idee.

Un esempio

Facciamo un esempio per capire meglio che cosa si intende.

Roberto è un manager di produzione in una grande azienda manifatturiera che produce componenti per computer per applicazioni industriali. Gli è stato chiesto di guidare un gruppo di progetto interno per trovare il modo di ridurre i costi di produzione del 5% entro la fine del prossimo trimestre fiscale.

Per raggiungere questo obiettivo, Roberto stabilisce il suo obiettivo per la prossima settimana. Si concentra sul tentativo di ridurre i costi cambiando i fornitori.

Roberto identifica le attività che deve completare entro la settimana per raggiungere il suo obiettivo. Poi le classifica come attività di manutenzione, attività delle persone o attività creative e analitiche.

Esempio: Attività ordinarie

Uno dei compiti che Roberto ha sulla sua lista è il monitoraggio delle informazioni dell’inventario. Lo classifica come attività di manutenzione perché è un compito di routine di cui è responsabile come manager della produzione.

Ha bisogno di assicurarsi che le operazioni quotidiane non passino inosservate perché questo potrebbe causare un calo di produttività a lungo termine. Per esempio, senza un diligente monitoraggio dell’inventario, Roberto potrebbe non accorgersi che l’impianto non ha i materiali necessari per la produzione, e questo potrebbe causare un grave ritardo.

Esempio: Attività sulle persone

Uno dei compiti che Roberto ha identificato come parte del progetto che gli è stato assegnato è quello di discutere le proposte del fornitore. Questo è un esempio di attività delle persone.

Come parte del compito, Roberto sottopone le proposte da valutare ad una selezione di manager della produzione e ingegneri della sua azienda. Organizza un incontro con loro una settimana dopo per discutere i loro risultati. Alcuni manager lo contattano con domande sulle proposte prima dell’incontro e Roberto chiede maggiori informazioni ai fornitori per risolvere i dubbi. Durante l’incontro, Roberto ha il compito di dirigere le discussioni in modo che questo gruppo di esperti possa decidere il fornitore che permetterà loro di diminuire i costi pur mantenendo l’integrità dei prodotti che producono.

Esempio: Attività creativa e analitica

Roberto ha anche identificato la necessità di fare un’analisi costi-benefici, un’attività creativa e analitica che consiste nel soppesare i costi e i benefici previsti delle varie opzioni. La raccolta di informazioni e la risoluzione dei problemi sono altri due esempi di attività creative e analitiche.

Per esempio, dopo aver fatto l’analisi costi-benefici, Roberto potrebbe scoprire che è più conveniente ordinare diverse quantità di materiali da diversi fornitori.