I sistemi di rilevazione presenze sono ormai utilizzati in molti ambiti aziendali. Si tratta dei dispositivi che permettono di verificare chi entra ed esce da un’azienda e dei software adatti a gestire i dati raccolti da tali dispositivi. Stiamo quindi parlando di timbra cartellini, terminali per il controllo dei badge e di dispostivi simili. La rilevazione presenze in ufficio e nelle sedi produttive è una questione cruciale, soprattutto per le grandi aziende, ma anche per quelle di dimensioni ridotte. Per scegliere i prodotti più indicati è bene tenere in considerazione alcuni elementi essenziali.

L’azienda

Il primo elemento da considerare quando si deve acquistare un sistema di rilevazione presenze è il numero dei dipendenti e le dimensioni della sede produttiva. Ovviamente se i vari settori dell’azienda contano un numero minimo di addetti non sarà necessario avere a disposizione sistemi di rilevazione eccessivamente complessi o con funzionalità aggiuntive particolari. Allo stesso modo appare ovvio come le imprese che si suddividono in più sedi abbiamo un elevato vantaggio da hardware in grado di connettersi in rete e da software di gestione delle presenze in grado di trattare un elevato numero di dati e di riunirli in un unico data base. Questo consente all’ufficio di gestione del personale, o ai consulenti esterni, di utilizzare i dati in proprio possesso in modo rapido ed efficace e di preparare le paghe in tempi molto brevi.

La tecnologia utilizzata

Si deve poi considerare il fatto che esistono in questo ambito diverse tecnologie, alcune più adatte a specifiche soluzioni. Si parte dai tradizionali orologi timbra cartellini, perfetti in aziende di piccole dimensioni; ci sono però anche soluzioni molto più avanzate, come ad esempio i lettori di badge di nuova generazione, che non costringono il dipende te a “strisciare” il badge in quanto possono leggerlo anche a distanza. Le soluzioni più evolute comprendono anche la possibilità di inserire in questo ambito dei lettori biometrici, come ad esempio quelli che controllano e verificano le impronte digitali di chi accede all’azienda. Chiaramente maggiore è la sicurezza da mantenere in taluni settori della singola azienda, e maggiori saranno anche le verifiche da effettuare sulle credenziali di chi vi accede. Si pensi ad esempio alla differenza tra un settore produttivo e a un ufficio in cui vengono conservate informazioni sensibili che non devono essere divulgate. Si può quindi pensare anche alla possibilità di utilizzare dispositivi per la rilevazione delle presenze diversi a seconda dell’ambito della singola azienda a cui si deve accedere.

Trattare i dati

Visto che stiamo parlando di situazioni variegate, nelle quali è necessario rilevare le presenze in modi diversi e con dispositivi particolari, è importante anche trattare la questione che riguarda i software di gestione dei dati raccolti e le modalità di reperimento e trasferimento di tali dati. Oggi anche gli orologi timbra cartellini consentono di utilizzare una memoria interna, dove conservare i dati raccolti, per poi prelevarli tramite una comune chiavetta USB. Oppure ci sono in commercio dispositivi che possono essere connessi alla rete, che quindi possono trasmettere i dati raccolti in ogni momento della giornata.